Gib Deinem Tag eine Struktur!

Wie Du Deinen Tag planen und strukturieren kannst...

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deinem Tag Struktur geben kannst, um nicht zu sehr in den Tag hineinzuleben. Finde heraus, wie Du Deinen Tag planen und strukturieren kannst.

Tag planen und strukturieren - Affe mit fragendem Blick, unstrukturiert? Dann plane deinen Tag!
Sieh zu, dass Du nicht so planlos bist wie der Affe im Bild!
Warum sollte Dein Tag eine Struktur haben? Und wie kannst Du Deinen Tag strukturieren? Kann man seinen Tag überhaupt strukturieren, wenn man im Projektgeschäft tätig ist? Finde heraus, wie Du Deinen Tag strukturieren und Deinen Tag planen – gib Deinem Tag eine Struktur!

Wie kannst Du Deinen Tag planen und strukturieren?

Es gibt Menschen, denen Struktur und Ordnung weniger wichtig ist, was völlig legitim ist, wozu ich aber mit Sicherheit nicht zähle.

Mein Tag muss strukturiert und durchgeplant sein, sonst habe ich ein, naja, unwohles Gefühl. Kenne Deine Schwächen! In den Tag hinein leben war noch nie so mein Ding.

Tag planen und strukturieren - Verschaffe Dir Überblick durch eine gescheite Planung Deiner Aufgaben
Erstelle jeden Morgen oder jeden Abend Dein Konzept für Deinen Tag

Siehst Du Dich teilweise selbst überfordert mit Aufgaben und TODOs? Wenn ja, hilft es Dir, gelassener zu werden, um Dich nicht zu sehr treiben zu lassen und Herr Deiner selbst zu bleiben. In einem meiner Blogartikel zeige ich Dir, wie Du gelassener werden kannst

Die Website „Vernünftig leben“ listet ebenfalls 10 interessante Wege, um dauerhaft gelassener zu werden.

Meine Morgenroutine: 1,5 Stunden nur für mich!

Vor der Arbeit ziehe ich meine Morgenroutine durch. Ich stehe jeden Tag zur selben Uhrzeit auf (siehe auch hierzu mein Blogartikel Um 04:45 Uhr klingelt der Wecker). 

Anschließend trinke ich ein großes Glas Wasser (0,4 L) und arbeite meine Aufgaben ab, was ich mir am Abend vorher vorgenommen habe (Blogartikel, Website, etc.). 

Wenn ich nicht die Zeit aus dem Auge verloren habe durch das Erledigen meiner Aufgaben, dann meditiere ich morgens noch 10-15 Minuten. 

Das ist so wichtig, aber hin und wieder komme ich leider nicht dazu. Ich kann Dir nur empfehlen zu meditieren, da man sich dadurch entspannter fühlt, man weniger gestresst ist, Ängste verringern kann, geduldiger wird und seine Konzentration verbessern kann. 

Warum brauche ich diese Struktur? Warum läuft mein Morgen immer gleich ab? Ich habe mir den Tagesstart bewusst so ausgesucht, früh aufzustehen, etwas für mich machen, Dinge erledigen, meditieren, um das Gefühl zu haben, dass ich „lebe“, dass ich nicht nur für andere funktioniere, dass ich die Gewissheit habe, ich habe bereits früh am Tag was für mich getan und nicht für andere. Diese Struktur ist mir wichtig, um meine Gewohnheiten zu etablieren und zu wissen, was am Tag als nächstes auf dem Plan steht. 

So werde ich meine Tage planen und strukturieren: Mein Tagesplan

Wie kannst Du Deinen Tag planen und strukturieren? Mein Tagesplan, der mir eine Struktur und einen groben Rahmen gibt
Mein Tagesplan von Montag bis Freitag. Am Wochenende stehe ich für gewöhnlich etwas später auf; dennoch plane ich mir mein Wochenende ebenfalls durch.

Meine Abendroutine: 0,5 Stunden zum runterkommen

Meine Abendroutine beginnt ähnlich, wie die Morgenroutine geendet hat. Ich lasse den Abend ruhig ausklingen und nehme mir nochmal eine halbe Stunde Zeit für mich.

Ich plane dann den Folgetag, was ich alles erledigen möchte. Das mache ich klassisch mit Stift und Papier.

Achtung Bad Habit: Ich nehme mir noch mein iPad mit ins Bett und schaue noch die ein oder andere Folge bei Amazon Prime oder YouTube. Nicht optimal, ich weiß. Gewohnheitsding.

Ich kann Dir wärmstens empfehlen: Plane und strukturiere auch Du Deinen Tag!

Deinen Tag zu planen dauert nicht lange. Nimm Dir 15 Minuten täglich Zeit und plane den aktuellen Tag (morgens) oder den Folgetag (Abends)!

Der YouTube-Kanal Sonnenseite hat 17 Tipps zusammengefasst, wie Du Deinen Tag planen und strukturieren kannst.

In dem Video wird auch das Konzept von Brian Tracy (aus dem Buch Eat that frog)* aufgegriffen. Weitere interessante Tipps sind zum Beispiel „Nein-Sagen lernen“ und andere wissen zu lassen, dass Dir Deine Zeit wichtig ist und sie nicht zum Verschwenden gedacht ist. 

Ebenfalls interessant im Video ist der erwähnte Ansatz, keine TODO-Liste zu pflegen. Sehr empfehlenswert!

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Vermeide Multitasking bzw. Multi-Fokus beim Tag planen und strukturieren

Wie Du deinen Tag strukturierst ist völlig Dir überlassen. Ich kann Dir nur empfehlen, es zu tun.

Wovon ich Dir auf jeden Fall abraten muss ist Multitasking. Das kennt jeder. Man macht mehrere Dinge gleichzeitig. Beim TV schauen zu lesen und währenddessen einen Tee zu trinken. Okay, das geht.

Aber sich gleichzeitig auf mehrere Sachen zu fokussieren, also Multi-Fokus zu probieren, klappt nicht. Dein Gehirn kann sich immer nur gleichzeitig auf eine Sache fokussieren.

Multitasking bzw. Multi-Fokus ist schädlich für Deine Produktivität und Deine Konzentration
Vermeide Multi-Fokus! Das kann niemand, auch Frauen nicht!

Daher ist ebenfalls wichtig, sich nicht ablenken zu lassen. Wenn Du wissen willst, wie Du Dich nicht mehr ablenken lässt, lies hierzu meinen Blogartikel Warum fängst Du nicht an? und trage Dich am Ende der Seite in den Newsletter ein, um auf dem Laufenden zu bleiben!

Mit Meditationsmusik* kannst Du zwischen Deiner Leistungsphasen optimal entspannen
Mit Meditationsmusik* kannst Du zwischen Deiner Leistungsphasen optimal entspannen

Plane Pausen ein

Ja, das sollte eigentlich selbstverständlich sein. Dennoch weiß jeder wie es ist, wenn man gerade im Treiben ist und noch schnell etwas fertig machen will. 

Trotzdem: Wer viel leistet muss sich auch Entspannungsphasen gönnen. Plane diese Phasen in deiner Tagesplanung mit ein.

Du kannst auch zwischen deinen Leistungsphasen eine kleine Runde der Meditation einlegen.

Tag planen und strukturieren im Arbeitsleben

In meinem Arbeitsleben als Berater in der IT Branche ist jeder Tag ist anders, zwar sitze ich zu fixen Zeiten im Büro oder beim Kunden. Dennoch habe zwischendurch aber immer wieder Abstimmungen, Telefonate, setze Anforderungen um, wie auch immer. Auch hier versuche ich durch eine Tagesplanung meinen Arbeitstag zu strukturieren. 

Zum Beispiel erstelle ich mir jeden Tag eine Arbeitstag-Planung, eine TODO-Liste, die ich ebenfalls priorisiere und die Themen abarbeite (hierzu der weiterführende Blogartikel Mehr Produktivität durch die Ivy-Lee-Methode in dem Du erfährst, was die Ivy-Lee-Methode ist und wie Du dadurch Deine Produktivität steigern kannst).

Mithilfe der erstellten TODO-Liste stimmt schon mal der Rahmen, in dem ich mich am Arbeitstag bewege, auch wenn der Tag immer unterschiedlich gestaltet ist. Das ist auch das schöne am Projektgeschäft. Es kann immer mal was dazwischen kommen und es ist abwechslungsreich.

Diese TODO Liste sollte nicht zu lange sein. 6 Punkte pro Tag reichen vollkommen aus, oft sogar weniger, je nach dem, wie viel Aufwand eine Aufgabe benötigt.

Ob digital oder analog: Wie Du Deine TODO-Liste pflegst ist nicht wichtig. Ob Du eine Excel-Datei erstellst oder oldschool mit Stift und Papier. Hauptsache Du hast eine Struktur. Hauptsache Du planst und strukturierst Deine Tage.

Achtsamkeit im Alltag

Meditieren in der Arbeit ist eher ungünstig. Dennoch gibt es auch andere Möglichkeiten während der Arbeitszeit etwas zu entspannen. Hier sind zum Beispiel Achtsamkeitsübungen zu nennen. Wer viel leistet, muss auch zwischendurch entspannen und den Alltag entschleunigen.

Was ist Achtsamkeit? 

Achtsamkeit, im Englischen „mindfulness“, ist eine Form der Aufmerksamkeit und beschreibt den Zustand, Dinge bewusst wahrzunehmen und aufzunehmen, wie zum Beispiel den Geschmack eines Kaffees bewusst zu schmecken und zu riechen. Bei der Achtsamkeit geht es darum, innere und äußere Zustände zu registrieren und ganz bewusst wahrzunehmen.

Wenn Du einen Kaffee bewusst schmeckst, konzentrierst und fokussierst Du Dich voll und ganz darauf, auf nichts anderes, niemand lenkt Dich ab, Du nimmst die kleinen Dinge des Lebens wahr. Das kann entspannend wirken. Eine Art Mini-Meditation. Probier es aus. 

Ziel der Achtsamkeit ist es, den Alltag zu entschleunigen und einfache Dinge, wie den angesprochenen Kaffee achtsamer wahrzunehmen.

Die Website Café Campfire hat 30 Achtsamkeitsübungen zusammengestellt, die Du in den Alltag integrieren kannst, auch auf der Arbeit. Die Atemübung eignet sich gut um auch im Büro kurze Entspannungsphasen zu haben.

 

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Zusammenfassung - Tag planen und strukturieren

Du weißt jetzt, wie Du Deinen Tag planen und strukturieren kannst. So weit so gut. Wenn Dich mein Tagesplan motiviert hat, kannst Du diesen gerne für Dich anpassen. Du hast jetzt das Prinzip der Morgen- und Abendroutine kennengelernt.

Du bist jetzt sensibilisiert, deinem Tag eine Struktur zu verpassen. Du weißt auch, dass Multitasking bzw. Multifokus schädlich für Deine Produktivität und Deine Konzentration ist. Leuchtet ein, nur muss man sich dazu immer wieder disziplinieren, sich nicht auf 3 Dinge gleichzeitig zu fokussieren. 

Wichtig ist auch, dass Du dir zwischen Deinen Leistungsphasen Pausen gönnst. Das gilt natürlich auch für die Planung in deinem Arbeitstag.  

Wie Du Deinen Tag planen und strukturieren wirst, ist völlig Dir überlassen. Es muss nicht unbedingt der Miracle Morning um 05:00 Uhr sein, Du musst nicht meditieren oder Sport treiben. Mach das, wonach Dir die Nase steht!

Dennoch ist es sehr wichtig, Ruhephasen in Deinen Tagesablauf einzuplanen, um zwischenzeitlich zu entspannen.

Feuer frei!

Quellen/ Ressourcen/ Links*

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